Mieux gérer le portefeuille de projets

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) est un service à compétence nationale rattaché au ministre de l’Économie et des Finances. Elle a en charge la cohérence du système d’information financière de l’État, dont elle définit et met en œuvre la stratégie, en lien avec les partenaires ministériels et les maîtrises d’ouvrage réglementaires.  

À ce titre, et afin de permettre l’application de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001, elle a conduit la conception et la construction du SI Chorus. Elle oriente et accompagne la modernisation de la fonction financière.

Une diversité des missions de l’agence qui complexifie le pilotage et le suivi des projets

L’AIFE est ainsi amenée à piloter des projets très divers par leur type (conception ou spécification, étude, expertise, développement, intégration technique, déploiement, etc.) ou par leur complexité (de quelques dizaines de JH à plusieurs milliers). 

Il faut enfin inclure le niveau de visibilité / confidentialité des projets ainsi que l’exigence de reporting vis-à-vis des instances internes, mais aussi externes (ministères, Cour des Comptes, etc.). 

La nécessité d’un pilotage global

Cet état des lieux a conduit l’AIFE à retenir un outil de gestion de portefeuille de projets, parmi les leaders du marché, afin de simplifier et unifier la gestion de projet, et permettre une meilleure allocation des ressources internes. Une première version de l’outil, centrée sur le pilotage des projets et le suivi d’activité, a été déployée puis généralisée en 2013.

Fontaine Consultants est intervenu en appui de la Délégation au Pilotage des Ressources et des Processus, ce qui impliquait notamment la définition de la gouvernance projet, du plan de communication et de la stratégie de déploiement ; le suivi et la sécurisation du projet ; l’apport d’expertise sur les choix de conception structurants ; ainsi que l’accompagnement des chefs de projets et des utilisateurs pour la prise en main de l’outil. 

Au final, cette première version a permis à l’AIFE :

  • de fournir aux chefs de projets un outil complet, flexible et adapté aux modes de fonctionnement interne ;
  • de promouvoir l’unification des méthodologies de gestion de projet ;
  • d’améliorer le suivi et le pilotage du portefeuille de projets ;
  • d’optimiser l’allocation des ressources internes sur les projets.

 

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